プライバシーポリシー
個人情報の保護に関する基本方針
1. 基本方針
当社は、国際ビジネス会議およびイベント運営業務において、お客様の個人情報を適切に保護することが極めて重要であると認識しています。本プライバシーポリシーは、当社がどのように個人情報を収集、使用、保護、および共有するかについて説明しています。
当社は、個人情報保護法、GDPR（EU一般データ保護規則）、その他適用される法律および規制を遵守し、最高水準のプライバシー保護を提供することをお約束いたします。お客様の信頼と安心が、当社のサービス提供における最も重要な基盤であると考えています。
2. 収集する個人情報の種類
当社では、サービス提供に必要な範囲で以下の個人情報を収集いたします：
基本個人情報
- • 氏名（姓名、ふりがな、英語表記）
- • 会社名・組織名および部署・役職
- • 連絡先情報（住所、電話番号、FAX番号）
- • メールアドレス（業務用・個人用）
- • 国籍・居住国に関する情報
- • 年齢・生年月日（必要な場合のみ）
イベント関連情報
- • 参加予定イベント・会議の詳細
- • 特別なサポート要請（通訳、アクセシビリティなど）
- • 食事制限・アレルギー情報
- • 宿泊・交通手配に関する希望
- • 過去の参加履歴・満足度調査回答
- • セキュリティクリアランス情報（必要な場合）
技術的情報
- • IPアドレス・デバイス識別情報
- • ブラウザ種類・バージョン情報
- • アクセス日時・閲覧ページ履歴
- • クッキーおよび類似の追跡技術による情報
- • ウェブサイト利用パターン・行動データ
- • 検索キーワード・参照元サイト情報
決済・契約情報
- • 請求先情報・支払い方法
- • 銀行口座情報（振込の場合）
- • 契約書類・署名情報
- • 取引履歴・支払い記録
- • 税務関連情報（必要な場合）
- • 信用調査結果（企業顧客の場合）
3. 個人情報の利用目的
収集した個人情報は、以下の目的でのみ利用いたします：
サービス提供関連
- • イベント・会議の企画運営
- • 会場・設備の予約管理
- • 参加者登録・受付業務
- • 通訳・翻訳サービス提供
- • ケータリング・宿泊手配
- • セキュリティ管理・安全確保
コミュニケーション
- • お問い合わせ対応・相談受付
- • 契約・請求に関する連絡
- • イベント案内・更新情報配信
- • 緊急時・重要事項の連絡
- • アフターサービス・フォローアップ
- • 満足度調査・フィードバック収集
サービス改善
- • サービス品質向上・最適化
- • 新サービス開発・機能追加
- • ウェブサイト改善・利便性向上
- • 統計分析・傾向把握
- • マーケティング戦略策定
- • 競合分析・市場調査
法的義務履行
- • 法令遵守・規制対応
- • 税務申告・会計処理
- • 監査・検査対応
- • 紛争解決・法的手続き
- • セキュリティ事故対応
- • 当局への報告義務履行
4. 個人情報の第三者提供
当社は、お客様の同意なく個人情報を第三者に提供することはありません。ただし、以下の場合には、必要最小限の情報を適切な保護措置の下で提供する場合があります：
サービス提供に必要な委託先
イベント運営の品質向上のため、以下の業務委託先と情報を共有する場合があります：
- • 会場運営会社・施設管理業者
- • ケータリング・飲食サービス提供者
- • 音響・映像機器運営業者
- • 通訳・翻訳サービス提供者
- • セキュリティ・警備会社
- • 交通・宿泊手配業者
- • IT システム保守・運用業者
法的要請による開示
以下の場合には、法的義務として個人情報を開示する場合があります：
- • 裁判所の命令・法的手続きによる要請
- • 法執行機関からの正当な要求
- • 税務当局による調査・監査
- • 国家安全保障に関わる重要事項
- • 生命・身体の安全に関わる緊急事態
- • その他法令で開示が義務付けられた場合
企業再編に伴う承継
合併、買収、事業譲渡などの企業再編が行われる場合、個人情報が承継される可能性があります：
- • 事前にお客様への通知を実施
- • 承継先での適切な保護措置を確認
- • 利用目的の変更がある場合は改めて同意取得
- • オプトアウト（拒否）の機会を提供
5. 個人情報の保護措置
当社では、お客様の個人情報を不正アクセス、紛失、破損、改ざん、漏洩から保護するため、以下の技術的・組織的安全管理措置を講じています：
技術的保護措置
- • SSL/TLS暗号化通信の実装
- • 強固なパスワードポリシーの適用
- • 多要素認証システムの導入
- • ファイアウォール・侵入検知システム
- • 定期的なセキュリティ監査・脆弱性診断
- • データベース暗号化・バックアップ管理
- • アクセスログ監視・異常検知
- • セキュリティパッチの迅速適用
物理的保護措置
- • データセンターの24時間監視体制
- • 生体認証による入退室管理
- • 監視カメラ・センサーによる警備
- • 耐震・防火・防水設備の完備
- • 無停電電源装置・非常用電源
- • 清掃・記録媒体の適切廃棄
組織的保護措置
- • 個人情報保護責任者の任命
- • 従業員への定期的な教育研修
- • アクセス権限の最小限原則適用
- • 業務委託先の適切な選定・管理
- • 個人情報取扱規程の策定・運用
- • インシデント対応手順書の整備
- • 定期的な内部監査・点検
- • 改善計画の策定・実行
人的保護措置
- • 従業員との秘密保持契約締結
- • 採用時のバックグラウンドチェック
- • 職務分離・相互牽制体制
- • 退職時の情報返却・削除手続き
- • 違反行為に対する懲戒規定
- • 内部通報制度の整備
6. 個人情報の保存期間
個人情報の保存期間は、収集目的に応じて以下のように設定しています：
| 情報の種類 | 保存期間 | 根拠・理由 |
|---|---|---|
| 基本顧客情報 | 契約終了後3年間 | 商法上の帳簿保存義務 |
| イベント参加記録 | イベント終了後2年間 | サービス品質向上・統計分析 |
| 決済・請求情報 | 支払完了後7年間 | 税法上の証憑保存義務 |
| ウェブサイト利用ログ | 収集から1年間 | セキュリティ監視・利用分析 |
| お問い合わせ記録 | 対応完了後1年間 | サービス改善・品質管理 |
| マーケティング同意記録 | 同意撤回まで | 同意管理・法的証明 |
保存期間経過後の処理
保存期間が経過した個人情報については、以下の手順で適切に削除・廃棄いたします：
- • 電子データ：暗号化されたままデータベースから完全削除
- • 紙媒体：専門業者による適切な廃棄処理（溶解・焼却）
- • 記録媒体：物理的破壊または専用ソフトによる完全消去
- • 削除作業の記録・証明書の保管
7. お客様の権利
当社が保有するお客様の個人情報について、以下の権利を行使することができます：
アクセス権
当社が保有するお客様の個人情報の内容、利用目的、第三者提供の状況等について確認することができます。
訂正・削除権
保有している個人情報に誤りがある場合、訂正・追加・削除を求めることができます。
利用停止権
個人情報の利用や第三者提供の停止を求めることができます（法的義務がある場合を除く）。
データポータビリティ権
お客様が提供した個人情報を構造化された一般的な形式で受け取ることができます。
異議申立権
個人情報の取扱いに異議がある場合、その理由とともに処理の停止を求めることができます。
同意撤回権
同意に基づく個人情報の処理について、いつでも同意を撤回することができます。
権利行使の手続き
上記の権利を行使される場合は、以下の手順でお手続きください：
- 1. ウェブサイトのお問い合わせフォームまたは書面にて申請
- 2. 本人確認のための必要書類の提出
- 3. 当社による本人確認・申請内容の審査
- 4. 権利行使の可否について回答（原則1ヶ月以内）
- 5. 承認の場合、必要な措置を実施・完了通知
8. 国際的なデータ移転
国際的なビジネス会議の運営上、お客様の個人情報を日本国外に移転する場合があります。その際は、以下の保護措置を講じます：
移転先国・地域
- • EU/EEA諸国（十分性決定済み）
- • アメリカ合衆国（プライバシーシールド枠組み適用企業）
- • その他、適切な保護措置を講じた国・地域
保護措置
- • 標準契約条項（SCC）の締結
- • 拘束的企業準則（BCR）の適用
- • 認定された行動規範への準拠
- • 移転先での適切な技術的・組織的措置
- • 定期的な監査・評価の実施
お客様への通知
新たな国・地域への個人情報移転が必要となった場合は、事前にお客様に通知し、必要に応じて改めて同意を取得いたします。また、移転に反対される場合のオプトアウト手続きについてもご案内いたします。
9. ポリシーの変更
本プライバシーポリシーは、法令の改正、事業環境の変化、技術的進歩などに応じて適宜見直し・更新を行います。重要な変更がある場合は、ウェブサイト上でお知らせするとともに、必要に応じてメール等でもご連絡いたします。
変更後のポリシーは、ウェブサイトに掲載した時点から効力を発します。定期的に最新版をご確認いただくことをお勧めいたします。
10. お問い合わせ・苦情窓口
個人情報の取扱いに関するご質問、苦情、相談等がございましたら、以下の窓口までお気軽にお問い合わせください：
プライバシー相談窓口
• ウェブサイトのお問い合わせフォームをご利用ください
• 受付時間：平日9:00-18:00（土日祝日・年末年始を除く）
• 対応言語：日本語、英語、中国語、韓国語
• 回答期間：原則として営業日7日以内にご回答いたします
第三者機関への相談
当社の対応にご納得いただけない場合は、以下の第三者機関にもご相談いただけます：
- • 個人情報保護委員会
- • 各都道府県の個人情報保護相談窓口
- • 消費生活センター
- • 業界団体の苦情処理窓口